承認待ちの書類は、どんなトレーを使ってますか？

【おはようございます】

薄曇りの朝、でも雨は降っていません。

5:15、昨日よりは明るい朝でした。

今は晴れて日が差しています。

昨日は湿度も高く不快でエアコン除湿全開でしたが、

今日は窓を開けて心地よい感じです。

雨上がりの空は、余計に青さが引き立ちますね。

【世相】

山形県新規感染者数は14人。

酒田市もまだ2人。

県内で高校生の感染が広がっています。

今度は上山明新館高校でクラスターだそうです。

同じ運動部でのクラスター。

部員全員PCR検査で確認中。

他にも県内各地の高校生で感染が広まっており、

地区高校総体などの部活動での拡散が疑われているとのこと。

直近一週間で感染者の29.8%が高校生だそうです。

運動系だとマスクしてプレーは難しいですからね。

活動休止も視野に入れないと…このままズルズルいきそうで怖いです。

広島の菊池選手もコロナ。他2選手も。

緊急事態宣言地域ですから可能性は高くなるでしょうが、

主力の離脱は大きい。

今、緊急事態宣言出しているところに新たに沖縄も追加見込み。

北海道、沖縄ともに観光地。

GWの影響は確実でしょう…都道府県外からの持ち込み。

それを裏付けるように昨年のGＷと比較し、航空機等の利用客が増えていた。

GW前から予測されていたことが現実となった訳です。

個人への制限が出来ない…だから良心に訴える。

もう、通用しないのは明らかです。

【お題】

「承認待ちの書類は、どんなトレーを使ってますか？」について一言(‘ω’)ノ

今はコロナ騒ぎで全く話題にも乗らなくなりましたが、

一時、印鑑＝日本文化、電子化反対!という話ありましたね。

私は電子化容認派、というか前職では推進派でしたので。

しかし、中々難しいのも事実。

現在も多くの企業では、まだ承認の為の押印文化は残っているのでは？

承認は権限のある方、経営、管理者、責任者等が対応されます。

だいたいはその方の机にトレーが置かれていて、

そこに提出しておきなさい…というルールになっていると思います。

そのトレーはどんなものを使ってますか？

もし、普通の平トレーなら変えることをおススメします。

理由は？

・平置きトレーは提出れたトレーが重なって置かれるから

・重なって置かれたら優先順位が不明

・必要な書類を探すという動作の無駄を生む

・いつまで承認すれば良いのかが不明だと後回しになる

・承認書類が滞るとそれを待つ申請者の仕事も滞る

私がおススメするのは分類トレーです。

そして、書類を縦に置いていくスタイル。

どれだけの分類をするかは書類の種類によりますが。

私が実施していたのは期限をベースに分類すること。

・即時確認～承認して欲しいもの

・本日中に確認～承認して欲しいもの

・期限フリーのもの

・承認要求以外のもの

・承認済みのもの

この5パターン。

そして追加ルールとして、新たに書類を置く場合は提出済みの書類の後ろに置くです。

この様に分類しておくと席を外していても優先順位が可視化されているので、

直ぐに対応が可能です。

承認の為に電話したり、探したりも仕事ですが実利を生まない無駄。

更に申請者のトレーも分類されていると良いと思います。

例えば、書類のタイプ別とか…。

承認済みのトレーに入れて置く場合もありますが、

急ぎのものは担当者に持って行った方が円滑に仕事進みますから。

その時に担当者が居なくてもトレーが分類れていれば無駄が無い。

電子化が一気に進まない以上、承認～押印業務は暫く残るでしょう。

ちょっとした気遣いが改善になります。

重なった書類から探すのが当たり前を無駄と捉える改善脳。

相手を楽にするには？の発想が改善の種!

【ご当地探訪】